Executive Assistant

A reputable Embassy in the City of Asuncion is looking for a professional Executive Assistant who will provide direct assistance to the Ambassador and Diplomats at the Embassy, as well as to local staff. This role demands high organizational skills, attention to detail, and the ability to handle confidential matters in a dynamic, multicultural environment.

DUTIES
The Executive Assistant at the Embassy plays a vital role in ensuring smooth operations and communication within and outside the diplomatic mission. The key responsibilities include:

Calendar and Meeting Management: Coordinating the Ambassador?s and Diplomats' calendars, scheduling business meetings, events, and official invitations with local Ministries and foreign embassies.
Travel and Event Coordination: Organizing business trips, managing transportation logistics, and coordinating Embassy events like National Day celebrations and business meetings.
Liaison with Foreign Delegations: Assisting visiting foreign delegations with permits, airport transfers, hotel reservations, and supplier coordination, along with managing official agendas and communications with government and private entities.
Communication and Documentation: Drafting and following up on Notes Verbales for intergovernmental communication, handling official emails and phone inquiries, translating documents, and preparing reports and presentations.
Administrative and Consular Support: Managing consular inquiries, document preparation, and accreditation processes for diplomats and Embassy employees.
Logistics and Procurement: Coordinating official vehicle purchases, assisting in customs clearance for shipments, and maintaining office supplies, including official letterheads, stationery, and business cards.
Personal Assistance: Assisting the Ambassador and Diplomats with personal matters as required.

REQUIREMENTS
- At least 10 years prior experience as a professional Executive Assistant;
- Relevant college education;
- Bilingual English (it will be tested);
- Excellent writing skills and proficient communication abilities;
- Exceptional interpersonal skills and marked ability to interact with people of diverse backgrounds;
- Working knowledge of Microsoft Word and Outlook in particular and the Office suite in general;

WHAT WE OFFER
- Multicultural work environment
- Competitive salary



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Una reconocida Embajada en la Ciudad de Asunción está buscando un/a Asistente Ejecutivo/a profesional que brindará asistencia directa al Embajador y a los Diplomáticos, así como al personal local. Este rol exige habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad de manejar asuntos confidenciales en un entorno dinámico y multicultural.

RESPONSABILIDADES
El/la Asistente Ejecutivo/a en la Embajada desempeña un papel fundamental para asegurar el buen funcionamiento y la comunicación dentro y fuera de la misión diplomática. Las responsabilidades incluyen:

Gestión de Agenda y Reuniones: Coordinar los calendarios del Embajador y los Diplomáticos, agendar reuniones de negocios, eventos e invitaciones oficiales de Ministerios locales y embajadas extranjeras.
Coordinación de Viajes y Eventos: Organizar viajes de negocios, gestionar la logística de transporte y coordinar eventos de la Embajada como las celebraciones del Día Nacional y reuniones de negocios.
Enlace con Delegaciones Extranjeras: Asistir a las delegaciones extranjeras visitantes el la gestión de permisos, traslados al aeropuerto y reservas de hotel, además de gestionar las agendas oficiales y comunicaciones con entidades gubernamentales y privadas.
Comunicación y Documentación: Redactar y hacer seguimiento de Notas Verbales para la comunicación intergubernamental, gestionar correos electrónicos y consultas telefónicas oficiales, traducir documentos y preparar informes y presentaciones.
Apoyo Administrativo y Consular: Gestionar consultas consulares, preparación de documentos y procesos de acreditación para diplomáticos y empleados de la Embajada.
Logística y Adquisiciones: Coordinar la compra de vehículos oficiales, asistir en el despacho de envíos diplomáticos y mantener los suministros de oficina, incluyendo membretes oficiales, papelería y tarjetas de presentación.
Asistencia Personal: Brindar apoyo al Embajador y a los Diplomáticos en asuntos personales según sea necesario.

REQUISITOS
-Al menos 10 años de experiencia previa como Asistente Ejecutivo/a profesional;
-Educación universitaria relevante;
-Inglés bilingüe (se evaluará);
-Excelentes habilidades de redacción y comunicación;
-Habilidades interpersonales excepcionales y capacidad para interactuar con personas de diferentes entornos;
-Conocimientos de Microsoft Word y Outlook en particular, y del paquete Office en general;

LO QUE OFRECEMOS
-Entorno de trabajo multicultural
-Salario competitivo